Wofür wird sie bei der Lohnabrechnung genutzt?

31. März 2025

🧾 Wofür wird sie bei der Lohnabrechnung genutzt?

In der Lohnabrechnung kann eine Verfahrensdokumentation als zentrales Tool dienen, um:

  • Abläufe zu standardisieren (z. B. Erfassung, Kontrolle, Archivierung von Lohndaten)
  • Rechtssicherheit zu erhöhen (GoBD, DSGVO, Nachvollziehbarkeit)
  • Fehler zu vermeiden (klar definierte Schritte, Zuständigkeiten)
  • Neue Mitarbeitende schneller einzuarbeiten

👩‍💼 Kann die Verfahrensdokumentation Erfassungsbögen ersetzen?

Teilweise – ja, aber nicht 1:1.

🔁 Was ersetzt sie?

  • Die Verfahrensdokumentation kann genau beschreiben, wie und wo Mitarbeiterdaten erfasst werden (z. B. digital über ein Online-Formular).
  • Wenn ein digitaler Workflow zur Datenerfassung beschrieben ist, braucht man keine separaten Papierbögenmehr – weil der Prozess digital & dokumentiert läuft.
  • Alle Beteiligten wissen genau, welche Daten wann und wo eingegeben werden (z. B. Steuer-ID, Sozialversicherung, Bankverbindung usw.)

🚫 Was ersetzt sie nicht direkt?

  • Die eigentliche Dateneingabe oder Unterschriftenfelder (z. B. für Einwilligungen) ersetzt die Doku nicht. Dafür braucht es trotzdem ein Erfassungssystem – aber das kann digital sein.
  • Für Erstdaten-Erfassungen brauchst du also entweder:
    • ein digitales Tool (z. B. HR-Software wie Personio, DATEV Arbeitnehmer Online o. ä.)
    • oder standardisierte digitale Erfassungsbögen (PDF mit Formularfeldern, Webformular etc.)

💡 Praxis-Tipp:

Du kannst die Verfahrensdokumentation als zentrale "Bedienungsanleitung" für alle Prozesse rund um die Lohnabrechnung verwenden – und darin beschreiben:

  • wie neue Mitarbeitende erfasst werden
  • welche Unterlagen gebraucht werden
  • wo Daten gespeichert werden
  • wie Fristen eingehalten werden
  • wer verantwortlich ist

Wenn du das klar und eindeutig machst, brauchst du keine x verschiedenen Erfassungsbögen mehr – ein digitaler Workflow mit Dokumentation ersetzt sie.

🚧 Häufige Schwierigkeiten bei der Lohnabrechnung:

  1. Komplexe gesetzliche Vorgaben
    • Steuerrecht, Sozialversicherungsrecht, Mindestlohn, Tarifverträge, Mutterschutz, Elternzeit etc.
    • Die Gesetze ändern sich oft – wer nicht up to date ist, macht schnell Fehler.
  2. Uneinheitliche oder unvollständige Mitarbeiterdaten
    • Fehlende Angaben (z. B. Steuerklasse, Sozialversicherungsnummer)
    • Unterschiedliche Quellen (Papier, Excel, E-Mail – Chaos pur)
  3. Manuelle Prozesse
    • Viele Unternehmen machen noch viel "per Hand" oder in Excel – das ist fehleranfällig und schwer nachvollziehbar.
  4. Unklare Zuständigkeiten
    • Wer meldet Krankmeldungen? Wer pflegt Stunden ein? Wer prüft die Abrechnung?
  5. Fehlende oder mangelhafte Dokumentation
    • Keine Verfahrensdokumentation, keine Prüfpfade, kein Nachweis bei Betriebsprüfungen

❌ Häufige Fehler in der Lohnabrechnung:

  1. Falsche Steuer- oder SV-Berechnung
    • z. B. falsche Lohnsteuerklasse, Freibeträge nicht berücksichtigt, Krankenversicherung falsch abgerechnet
  2. Nicht eingehaltene Meldepflichten
    • z. B. verspätete DEÜV-Meldungen, fehlende Sofortmeldungen bei bestimmten Branchen
  3. Übersehene Fristen
    • Lohnsteueranmeldung, Beitragsnachweise, elektronische Entgeltmeldungen etc.
  4. Fehlerhafte Urlaubs- und Fehlzeitenabrechnung
    • Krankheit, Urlaub, Elternzeit falsch erfasst oder zu spät gemeldet
  5. Nichtbeachtung von Mindestlohn oder Tarifverträgen
    • Besonders gefährlich bei Minijobs, Werkstudenten oder geringfügig Beschäftigten
  6. Fehlende Einwilligungen bei Datenverarbeitung
    • DSGVO-konform? Oft nicht – besonders bei digitalen Tools ohne klare Prozesse

✅ Wie kann man das vermeiden?

  • Verfahrensdokumentation erstellen: klare Prozesse, Zuständigkeiten, Systeme
  • Digitale Tools einsetzen, z. B. DATEV, Lexware, Personio, Haufe-Lexware, Sage etc.
  • Mitarbeitende schulen – gerade in HR oder Buchhaltung
  • Checklisten oder digitale Workflows nutzen für Mitarbeiteranlage & Abrechnung
  • Fristenkalender pflegen (monatliche Lohnsteuer, Jahresmeldungen etc.)