Verfahrensdokumentation nach GoBD – Schutz vor Hinzuschätzungen durch digitale Lösungen wie VerfahrensGenie
20. Juli 2025
In Zeiten zunehmender Digitalisierung und automatisierter Buchführungssysteme verschärft die Finanzverwaltung ihre Anforderungen an die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit steuerrelevanter Prozesse. Eine vollständige und strukturierte Verfahrensdokumentation ist dabei ein zentrales Element der GoBD und wird im Rahmen von Betriebsprüfungen regelmäßig eingefordert. Fehlt diese oder ist sie mangelhaft, drohen steuerliche Hinzuschätzungen – mit oft erheblichen finanziellen Folgen.
Mit unserer Softwarelösung VerfahrensGenie bieten wir Unternehmen und Steuerberatern ein einfaches, digitales Tool zur GoBD-konformen Erstellung von Verfahrensdokumentationen, die Betriebsprüfungen standhalten.
Was verlangen die GoBD?
Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff), herausgegeben vom Bundesministerium der Finanzen (BMF), definieren seit dem 1. Januar 2015 – letzte Änderungen am 14. Juli 2025 – die Anforderungen an die digitale Buchführung und Datenarchivierung.
Zentraler Bestandteil der GoBD ist die Verpflichtung zur Verfahrensdokumentation. Die GoBD fordern ausdrücklich, dass jeder steuerlich relevante Geschäftsprozess dokumentiert wird, um die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung sicherzustellen (§ 146 und § 147 AO in Verbindung mit den GoBD-Vorgaben).
Was muss eine Verfahrensdokumentation enthalten?
Die Verfahrensdokumentation muss alle Abläufe rund um die Erfassung, Verarbeitung, Speicherung, Ausgabe und Aufbewahrung steuerrelevanter Daten nachvollziehbar beschreiben. Sie besteht typischerweise aus folgenden vier Elementen:
- Allgemeine Beschreibung
Überblick über das Unternehmen, eingesetzte IT-Systeme, organisatorische Struktur, Verantwortlichkeiten. - Anwenderdokumentation
Beschreibung der eingesetzten Softwarelösungen, Benutzerrechte, Arbeitsanweisungen, Bedienungsanleitungen. - Technische Systemdokumentation
Details zu IT-Infrastruktur, eingesetzten Systemen, Schnittstellen, Archivierungsmechanismen und Datensicherungen. - Betriebsdokumentation
Nachweise über laufende Systemänderungen, Software-Updates, Verfahrensanweisungen, Prüfprotokolle.
Warum ist die Verfahrensdokumentation so wichtig bei Betriebsprüfungen?
Betriebsprüfer prüfen nicht nur die Buchhaltung, sondern auch die dahinterliegenden Prozesse. Ohne nachvollziehbare Dokumentation kann die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung in Frage gestellt werden. In der Praxis bedeutet das: Fehlt die Verfahrensdokumentation, kann der Prüfer eine Hinzuschätzung vornehmen.
Hinzuschätzung bedeutet: Das Finanzamt darf den Gewinn – und damit die Steuerlast – auf Basis von Schätzungen erhöhen, wenn Zweifel an der Ordnungsmäßigkeit bestehen (§ 162 AO).
Folgende Mängel werden dabei besonders kritisch gesehen:
- Unklare oder fehlende Dokumentation zur Belegverarbeitung
- Keine Nachweise zur Unveränderbarkeit digitaler Belege
- Keine Benutzer- und Rechteverwaltung dokumentiert
- Fehlende Beschreibung von Schnittstellen oder Datenmigrationen
- Kein Nachweis über Verfahrensänderungen oder Systemupdates
Die Lösung: VerfahrensGenie
Um Unternehmen vor solchen Risiken zu schützen, haben wir VerfahrensGenie entwickelt – eine cloudbasierte Softwarelösung zur strukturierten, geführten und GoBD-konformen Erstellung von Verfahrensdokumentationen.
Was VerfahrensGenie besonders macht:
Geführter Erstellungsprozess
Durch einen klar strukturierten Fragenkatalog mit Erläuterungen führt VerfahrensGenie Nutzer Schritt für Schritt durch alle Abschnitte der Verfahrensdokumentation – von der IT-Infrastruktur bis zur Rechteverwaltung.
Praxisnahe Vorlagen und Beispiele
Unsere Vorlagen orientieren sich an den Anforderungen der Finanzverwaltung und enthalten Formulierungshilfen, die rechtssicher und verständlich sind.
Revisionssichere Archivierung & Versionierung
Alle Versionen Ihrer Dokumentation werden automatisch gespeichert, um Veränderungen nachzuvollziehen – ein Muss für Betriebsprüfungen.
Exportfunktion für die Prüfung
Verfahrensdokumentationen lassen sich als prüfungsbereite PDF-Dateien exportieren – auf Wunsch inklusive Änderungsprotokoll.
Ideal für Unternehmen und Steuerberater
VerfahrensGenie unterstützt sowohl interne Prozesse als auch die Zusammenarbeit mit Steuerkanzleien. So behalten Sie alle Mandate und Projekte im Blick.
Verfahrensdokumentation ist Pflicht – VerfahrensGenie ist die Lösung
Die Anforderungen der GoBD sind verbindlich – unabhängig von der Unternehmensgröße. Wer keine oder nur eine lückenhafte Verfahrensdokumentation vorlegen kann, riskiert Schätzungen durch das Finanzamt und damit hohe finanzielle Belastungen.
Mit VerfahrensGenie erstellen Sie Ihre Verfahrensdokumentation schnell, verständlich und vollständig – digital, effizient und jederzeit aktualisierbar. Ob als Geschäftsführer, IT-Verantwortlicher oder Steuerberater: Mit VerfahrensGenie stellen Sie sicher, dass Ihre Prozesse prüfungssicher dokumentiert sind.
Jetzt starten und auf der sicheren Seite sein:
🔒 VerfahrensGenie – Ihre digitale Lösung zur GoBD-konformen Verfahrensdokumentation.
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Änderungen gem. BMF vom 14.07.2025:
1. Randziffer76 wird wie folgt geändert:
a)Im fünften Satz desersten Absatzes wird nach dem Wort „Meldungen“ die Wörter „bzw.
Datensätze“ ergänzend das Wort „XML-File“ durch die Wörter „XML-Datei, strukturierter Teil
einer E-Rechnung“ ersetzt.
b) “Papier“ durch die Wörter „Dateien im PDF-Format oder papierhaften Belegen“ und das Wort
Kontoumsatzdaten “durch das Wort „Dateien“ ersetzt.
c) Der zweite Absatz wird wie folgt gefasst:
„Bei Einsatz eines Fakturierungsprogramms muss unter Berücksichtigung der vorgenannten
Voraussetzungen keine bildhafte Kopie der Ausgangsrechnung (z. B. in Form einer PDF-Datei
oder des PDF-Teils eines hybriden Rechnungsformats) ab Erstellung gespeichert bzw. aufbewahrt
werden, wenn jederzeit auf Anforderung ein inhaltlich identisches Mehrstück der
Ausgangsrechnung erstellt werden kann.“
2. In Randziffer 118 wird folgender Satz angefügt:
„Werden Buchungsbelege, Handels- oder Geschäftsbriefe in Form einesstrukturierten
Datensatzes (bspw. Als E-Rechnungen)empfangen, bedarf es abweic hend zu§ 147 Absatz 2 Nr. 1
AO keiner bildlichen, sondern nur einer inhaltlichen Übereinstimmung.“
3. In Randziffer119 werden folgende Sätze angefügt:
„Bei E-Rechnungen im Sinne des § 14 Absatz 1 Satz 3 und 6 UStG ist es ausreichend, wenn nur
der strukturierte Teil aufbewahrt wird und die Anforderungen dieses Schreibens erfüllt werden.
Eine Aufbewahrung desmenschenlesbaren Datenteils einer hybriden E-Rechnung (z.B. des PDF-
Teils einer ZUGFeRD-Rechnung) ist nur dann erforderlich, wenn zusätzliche oderabweichende
Informationen enthalten sind, die für die Besteuerung von Bedeutung sind(z. B.
Buchungsvermerke).“
4.In Randziffer121 wird folgender Absatz angefügt:
„Nicht aufbewahrungspflichtig ist auch der zur Dokumentation der technischen Abwicklung
einer elektronischen Zahlung erzeugte Nachweis eines Zahlungsabwicklungsdienstes, sofern
dieser nicht als Buchungsbeleg verwendet wird oder die einzige Form der Abrechnung mit dem
Zahlungsabwicklungsdienst darstellt oder nur mit ihm eine eindeutige Abgrenzung zwischen
baren und unbaren Geschäftsvorfällen in der Kassenbuchführung gewährleistet ist.“
5. In Randziffer125 wird das Beispiel wie folgt gefasst:
„Beispiel 10:
E-Rechnungen in einem hybriden Format(z. B. Datenformat für elektronische Rechnungen
ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland))
E-Rechnungen in einem hybriden Formatbestehen neben dem strukturierten Datenteil (z. B.
XML-Datei) auch aus einem Datenteil im Bildformat (z.B. PDF-Dokument). Entscheidend ist
nicht, ob der Rechnungsempfänger nur das Rechnungsbild (PDF-Dokument) nutzt, sondern dass
der strukturierte Datenteil (XML-Datei) vorhanden ist, der nicht durch eine Formatumwandlung
(z. B. in TIFF) gelöscht werden darf. Entscheidend ist hierdie Aufbewahrung desstrukturieren
Datenteils (z. B. XML-Datei).
Sollte die PDF-Datei weitere, steuerlich relevante Informationen enthalten, z.B.
Buchungsvermerke, so sind diese auch entsprechend aufzubewahren. Die maschinelle
Auswertbarkeit in diesem Fall bezieht sich dann auch aufsämtlicheInhaltederPDF-Datei.“
6. Randziffer127 wird wie folgt geändert:
Im letzten Tiret wird der Punkt durch ein Komma ersetzt.
FolgenderTiret wird angefügt:
a)
b)
„-
Sonstigen strukturierten Dateien (z. B. E-Rechnungen im Sinne des § 14 Absatz 1 Satz 3
und 6 UStG).“
7. Randziffer131 wird wie folgt gefasst:
„Eingehende elektronische Handels-oderGeschäftsbriefeund Buchungsbelegemüssen in dem
Formataufbewahrt werden, in dem sieempfangen wurden (z.B. Rechnungen im XML-Format
oder Kontoauszügeim PDF-oderBildformat).
Eine Umwandlung (Konvertierung) in ein anderesFormat (z. B. MSG in PDF) ist unterden
Voraussetzungen derRz. 135 zulässig.Erfolgt eineAnreicherung derBildinformationen, z.B.
durch OCR (Beispiel: Erzeugungeiner volltextrecherchierbaren PDF-Datei im
Erfassungsprozess), sind diedadurch gewonnenen Informationen nach Verifikation und
Korrektur ebenfalls aufzubewahren.
Bei E-Rechnungen im Sinne des § 14 Absatz 1 Satz 3 und 6 UStG ist es ausreichend,wenn der
strukturierte Teil aufbewahrt wird und insbesondere die Anforderungen dieses Schreibens erfüllt
werden. Eine zusätzliche Aufbewahrung des menschenlesbaren Datenteils einer E-Rechnung ist
nur dann erforderlich, wenn zusätzliche oder abweichende Informationen enthalten sind, die für
die Besteuerung von Bedeutung sind (z. B. Buchungsvermerke oder qualifizierteelektronische
Signaturen).“
8. In Randziffer133 werden die Wörter „als Textdokumente“ gestrichen.
9 .Randziffer166 wird wie folgt gefasst:
„Mittelbarer Datenzugriff (Z2)
Die Finanzbehörde kann vom Steuerpflichtigen auch verlangen, dass er an ihrer Stelle die
aufzeichnungs-und aufbewahrungspflichtigen Daten nach ihren Vorgaben maschinell auswertet
oder von einem beauftragten Dritten maschinell auswerten lässt und der Finanzbehörde die
Datenauswertung im maschinell auswertbaren Format zur Verfügung stellt oder anschließend
einen Nur-Lesezugriff ermöglicht. Es kann nur eine maschinelle Auswertung unter Verwendung
der im DV-System des Steuerpflichtigen oderdesbeauftragten Dritten vorhandenen
Auswertungsmöglichkeiten verlangt werden.“
10. In Randziffer175 Satz 1 wird nach den Wörtern „Hard-und Software“das Wort „auch“
eingefügt.
1
1.
Nach Randziffer184 wird folgendeRandziffer185 angefügt:
„185 Die GoBD in der Fassung vom 14. Juli 2025 sind mit Wirkung vom 14. Juli 2025
anzuwenden.“