Verfahrensdokumentation ein muss für alle Steuer-, Unternehmens-, und Digitalisierungsberater
31. Juli 2025
Optimierungspotenziale erkennen und nutzen:
Warum Verfahrensdokumentation jetzt für Berater besonders relevant ist
Die Anforderungen der GoBD sind eindeutig: Jedes Unternehmen, das steuerlich relevante Daten digital verarbeitet, muss eine vollständige und aktuelle Verfahrensdokumentation vorweisen können. In der Praxis wird dieses Thema jedoch oft unterschätzt oder stiefmütterlich behandelt. Genau hier liegt für Steuerberater, Unternehmensberater und Digitalisierungsberater eine enorme Chance.
Denn die Erstellung einer Verfahrensdokumentation ist mehr als nur eine gesetzliche Pflicht – sie ist ein wertvolles Instrument zur Prozessanalyse und -optimierung. Wer das Thema frühzeitig bei seinen Mandanten anspricht, kann sich nicht nur als gesetzeskonformer Begleiter positionieren, sondern auch als strategischer Digitalisierungspartner.
Was ist eine Verfahrensdokumentation – und welche Anforderungen gelten laut GoBD?
Die Verfahrensdokumentation gemäß GoBD beschreibt lückenlos den Ablauf steuerlich relevanter Datenverarbeitung im Unternehmen. Dazu zählen unter anderem:
- Belegerfassung (z. B. Scannen von Rechnungen)
- Verarbeitung (z. B. Buchung im ERP- oder Buchhaltungssystem)
- Speicherung und Archivierung
- Internes Kontrollsystem (IKS)
- Rechte- und Rollenverteilung
- Softwareeinsatz und Systemwechsel
Das Ziel der GoBD ist die Nachvollziehbarkeit, Vollständigkeit und Unveränderbarkeit der Buchführungsdaten. Eine unzureichende Dokumentation kann im Rahmen einer Betriebsprüfung zu erheblichen Problemen führen – bis hin zu Steuerschätzungen durch das Finanzamt.
Für Unternehmen ist das ein Risiko – für Berater eine Gelegenheit.
Die Verfahrensdokumentation als Einstieg in die Prozessoptimierung
Der eigentliche Mehrwert einer strukturierten Verfahrensdokumentation liegt in der Transparenz der internen Abläufe. Sobald Unternehmen beginnen, ihre Prozesse systematisch zu dokumentieren, werden Schwächen, Inkonsistenzen und Ineffizienzen sichtbar.
Typische Optimierungspotenziale im Buchhaltungsprozess:
- Medienbrüche zwischen Papier, E-Mail und Software
- Unklare Verantwortlichkeiten bei Belegfreigaben
- Fehlende Standards bei der digitalen Archivierung
- Doppelte Arbeitsschritte in verschiedenen Tools
Durch die Dokumentation werden diese Schwächen greifbar – und damit auch gezielt behebbar. Berater können in diesem Kontext konkrete Maßnahmen vorschlagen, z. B. die Einführung digitaler Workflows, die Automatisierung von Standardprozessen oder die Vereinheitlichung von Schnittstellen.
Digitalisierung der Buchhaltung beginnt mit der Dokumentation
Viele Unternehmen streben eine Digitalisierung ihrer Buchhaltung an – wissen aber nicht, wo sie anfangen sollen. Die Verfahrensdokumentation ist der ideale Startpunkt: Sie schafft eine strukturelle Grundlage und zeigt, wo Digitalisierungsmaßnahmen am meisten Wirkung entfalten.
Gerade in kleinen und mittelständischen Unternehmen fehlt häufig die Übersicht über die tatsächlichen Abläufe. Mit einer strukturierten Verfahrensdokumentation können Berater nicht nur gesetzliche Anforderungen erfüllen, sondern aktiv zur Effizienzsteigerung und Modernisierung beitragen.
VerfahrensGenie: Das Tool für einfache und GoBD-konforme Verfahrensdokumentation
Um diesen Prozess so einfach und effizient wie möglich zu gestalten, haben wir VerfahrensGenie entwickelt – ein spezialisiertes Tool, das Berater und ihre Mandanten bei der Erstellung und Pflege der Verfahrensdokumentation unterstützt.
VerfahrensGenie bietet:
- Intuitive Benutzerführung durch alle GoBD-relevanten Bereiche
- Vorlagen für verschiedene Branchen und Unternehmensgrößen
- Unterstützung bei der Analyse von Optimierungspotenzialen
- Versionierung und einfache Pflege bei Änderungen
- Exportfunktion für Finanzämter und Prüfer
Aktuell bieten wir eine kostenlose 3-monatige Testphase an – ideal, um erste Mandantenprojekte umzusetzen und sich mit dem Tool vertraut zu machen.
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Für Berater ein klarer Wettbewerbsvorteil
Die Anforderungen an steuerlich relevante Dokumentationen steigen – ebenso wie der Bedarf an kompetenter Beratung. Wer seinen Mandanten proaktiv Lösungen anbietet, stärkt nicht nur das Vertrauen, sondern erschließt sich neue Beratungsfelder.
Durch die Kombination aus Pflicht (GoBD) und Nutzen (Optimierung) ergibt sich für Berater eine starke Argumentationsbasis. Die Verfahrensdokumentation wird so zum Einstieg in weiterführende Leistungen wie:
- Digitale Belegfreigabe
- Digitaler Zahlungsprozess
- Umgang mit Papierbelegen (Ersetzendes Scannen)
- Einführung neuer Tools und KI
- Einführung von Dokumentenmanagement-Systemen (DMS)
- Prozessberatung und Digitalisierung der Finanzbuchhaltung
Verfahrensdokumentation als strategischer Hebel nutzen
Die Verfahrensdokumentation ist weit mehr als ein lästiges To-do – sie ist ein Schlüssel zur Optimierung und Digitalisierung von Buchhaltungsprozessen. Für Berater eröffnet sie ein wertvolles Feld zur Prozessverbesserung, Effizienzsteigerung und langfristigen Mandantenbindung.
Jetzt ist der richtige Zeitpunkt, Mandanten auf dieses Thema aufmerksam zu machen, Risiken zu minimieren und gemeinsam Potenziale zu erschließen.
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