Verfahrensdokumentation als Mehrwert für Steuerberater und Unternehmen
Relevanz der GoBD-konformen Verfahrensdokumentation – Mehrwert für Unternehmen und Steuerberater
Die Anforderungen an die ordnungsgemäße Buchführung haben sich mit der zunehmenden Digitalisierung der Geschäftsprozesse stark gewandelt. Im Fokus steht dabei insbesondere die Verfahrensdokumentation gemäß den GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff).
Warum eine GoBD-konforme Verfahrensdokumentation unerlässlich ist:
Die Finanzverwaltung verlangt eine nachvollziehbare und prüfbare Dokumentation aller Prozesse rund um die Belegverarbeitung, die Buchführung sowie die Aufbewahrung digitaler Unterlagen. Ohne eine vollständige und aktuelle Verfahrensdokumentation kann es bei Betriebsprüfungen zu Hinzuschätzungen kommen – mit potenziell erheblichen finanziellen Folgen.
Verfahrensdokumentation als Schlüssel zur Digitalisierung
Die Verfahrensdokumentation ist weit mehr als eine formale Pflicht – sie ist ein zentrales Werkzeug für die Digitalisierung und Standardisierung von Geschäftsprozessen. Sie schafft Transparenz, erhöht die Prozesssicherheit und unterstützt die Einführung effizienter, papierloser Abläufe. So lassen sich nicht nur rechtliche Anforderungen erfüllen, sondern auch Kosten senken und die Wettbewerbsfähigkeit steigern.
Nutzen für Steuerberater und Unternehmer:
- Transparenz und Nachvollziehbarkeit der Prozesse erleichtern die tägliche Zusammenarbeit zwischen Mandant und Steuerberater.
- Schnelleres Onboarding neuer Mitarbeiter, da interne Abläufe klar dokumentiert sind.
- Reibungsloser Wechsel des Steuerberaters, da alle relevanten Informationen strukturiert vorliegen.
- Minimierung von Prüfungsrisiken durch standardisierte und geprüfte Prozessbeschreibungen.
Worum geht es konkret?
Eine vollständige Verfahrensdokumentation gliedert sich in mehrere zentrale Bestandteile:
- Allgemeine Beschreibung: Überblick über das Unternehmen, die eingesetzten IT-Systeme und die grundlegenden Geschäftsprozesse.
- Anwenderdokumentation: Sie beschreibt aus Sicht der Nutzer, wie Prozesse wie z. B. die Belegverarbeitung, das Scannen von Rechnungen oder die Archivierung konkret im Alltag ablaufen. Diese Dokumentation ist essenziell für Schulungen, für die Einarbeitung neuer Mitarbeiter und als Nachweis gegenüber der Finanzverwaltung.
- Betriebsdokumentation: Hier werden die technischen Aspekte der eingesetzten Systeme dokumentiert – darunter Softwareversionen, Schnittstellen, Datensicherungen und Berechtigungskonzepte. Dies ist vor allem im Prüfungsfall von hoher Relevanz, ebenso wie beim Wechsel von Systemen oder Dienstleistern.
- Internes Kontrollsystem (IKS): Darstellung der Kontrollmechanismen zur Sicherstellung der Ordnungsmäßigkeit der Buchführung und der Datenintegrität.
Nutzen über die Pflicht hinaus
Neben der rechtlichen Absicherung entfaltet die Verfahrensdokumentation ihren wahren Wert in der täglichen Praxis:
- Digitalisierung gezielt umsetzen: Die Dokumentation zwingt zur Klarheit über Abläufe – ein idealer Ausgangspunkt für die Einführung digitaler Prozesse.
- Schnelles Onboarding neuer Mitarbeitender: Durch die strukturierte Anwenderdokumentation sind neue Teammitglieder schneller eingearbeitet.
- Effizienter Steuerberaterwechsel: Alle relevanten Informationen stehen kompakt und nachvollziehbar bereit – keine zeitraubende Bestandsaufnahme nötig.
- Nachvollziehbarkeit für die Betriebsprüfung: Ein klar strukturierter Aufbau und vollständige Inhalte erleichtern die Kommunikation mit dem Finanzamt und minimieren Risiken.