Kassenmeldepflicht 2025
26. Mai 2025
Seit Einführung der Kassenmeldepflicht müssen Unternehmer, die eine elektronische oder computergestützte Kasse nutzen, diese dem zuständigen Finanzamt melden. Ziel ist es, mehr Transparenz zu schaffen und Steuerhinterziehung im Bereich der Bargeldgeschäfte zu verhindern.
Doch was bedeutet das konkret für Unternehmen – und wie kann man sicherstellen, dass alle Anforderungen gesetzeskonform erfüllt werden?
Was ist die Kassenmeldepflicht?
Die Kassenmeldepflicht wurde mit § 146a der Abgabenordnung (AO) eingeführt und verpflichtet Unternehmer dazu, elektronische Aufzeichnungssysteme inklusive der digitalen Schnittstelle (TSE – Technische Sicherheitseinrichtung) der Finanzverwaltung zu melden. Die Meldung muss über das **Online-Portal „Mein ELSTER“**erfolgen.
Betroffen sind alle elektronischen Kassen, Registrierkassen, PC-Kassen und andere elektronische Kassensysteme, die ab dem 1. Januar 2020 genutzt werden – einschließlich nachgerüsteter Systeme mit zertifizierter TSE.
Verfahrensdokumentation – der oft unterschätzte Erfolgsfaktor
Die Kassenmeldepflicht ist nicht nur eine formale Aufgabe. Sie ist eingebettet in eine Reihe von steuerlichen Pflichten, insbesondere im Rahmen der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff).
Eine GoBD-konforme Verfahrensdokumentation zeigt auf, wie die Kassenlösung im Betrieb eingesetzt wird, wer wofür verantwortlich ist, wie die Daten verarbeitet und archiviert werden – und dokumentiert damit die ordnungsgemäße Kassenführung.
Im Falle einer Betriebsprüfung dient diese Dokumentation als Nachweis, dass die Kasse ordnungsgemäß genutzt wird. Wer hier nicht vorbereitet ist, riskiert erhebliche Hinzuschätzungen und formale Beanstandungen.
📌 Rechtliche Grundlagen der Kassenführung
Die ordnungsgemäße Kassenführung ist gesetzlich im § 146 der Abgabenordnung (AO) geregelt. Hier wird klargestellt, dass alle Aufzeichnungen vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet erfolgen müssen. Ergänzt wird dies durch den § 146a AO, der speziell die Nutzung von elektronischen Aufzeichnungssystemen und die Kassenmeldepflicht betrifft.
Ein elektronisches Kassensystem muss:
- mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) ausgestattet sein,
- beim Finanzamt über Mein ELSTER angemeldet werden,
- bei Ausfall oder Austausch ordnungsgemäß dokumentiert werden.
🧾 Die GoBD – Mehr als nur ein Begriff
Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) definieren die Anforderungen an die digitale Buchführung – inklusive der Kassenführung.
Wesentliche GoBD-Grundsätze sind:
- Nachvollziehbarkeit & Nachprüfbarkeit
- Vollständigkeit & Richtigkeit
- Unveränderbarkeit & Zeitgerechte Erfassung
- Ordnung & Sicherheit der Daten
Gerade bei elektronischen Kassensystemen bedeutet das: Jeder Buchungsvorgang muss lückenlos und manipulationssicher dokumentiert werden. Jede Änderung muss nachvollziehbar sein – sonst drohen bei einer Betriebsprüfung Hinzuschätzungen.
📂 Verfahrensdokumentation – rechtlich nicht nur "nice to have"
Die GoBD fordern explizit, dass eine sogenannte Verfahrensdokumentation vorhanden ist. Diese beschreibt, wie die Kassenführung im Unternehmen abläuft – von der Datenerfassung über die Verarbeitung bis hin zur Archivierung. Auch Zuständigkeiten, eingesetzte Software und technische Abläufe müssen enthalten sein.
💬 Zitat aus der GoBD:
„Für jedes eingesetzte DV-System muss eine übersichtlich gegliederte Verfahrensdokumentation vorhanden sein, aus der Inhalt, Aufbau, Ablauf und Ergebnisse des Datenverarbeitungssystems vollständig und schlüssig ersichtlich sind.“
Die Verfahrensdokumentation ist somit rechtlich vorgeschrieben – und ein zentrales Element bei jeder steuerlichen Außenprüfung. Ohne sie ist eine ordnungsgemäße Buchführung nicht belegbar.
✅ Verfahrensgenie – Ihr digitales Tool für eine rechtssichere Kassenführung
Hier kommt Verfahrensgenie ins Spiel. Unser Tool unterstützt Sie dabei, eine vollständig GoBD-konforme Verfahrensdokumentation zu erstellen – speziell auch für Ihr Kassensystem. Mit intelligenten Vorlagen, geführten Eingabemasken und automatisierten Hinweisen reduziert Verfahrensgenie den Dokumentationsaufwand auf ein Minimum – bei maximaler Rechtssicherheit.
💡 Tipp: Besonders bei der Kassenführung ist es sinnvoll, nicht nur die Technik ordnungsgemäß zu melden, sondern auch das „Wie“ und „Warum“ intern sauber zu dokumentieren.