Jetzt auf E-Rechnung umstellen

Jetzt auf E-Rechnung umstellen – Gesetzliche Pflicht und strategische Chance

Die Digitalisierung in der Buchführung schreitet weiter voran – mit einem klaren Ziel: Effizienz, Transparenz und Rechtssicherheit in der Abwicklung von Geschäftsprozessen. Eine zentrale Rolle nimmt dabei die elektronische Rechnung (E-Rechnung) ein, deren verpflichtende Einführung durch die Gesetzgebung zunehmend konkretisiert wird.

Gesetzliche Grundlage: Was kommt auf Unternehmen zu?

Mit dem Wachstumschancengesetz, das im März 2024 verabschiedet wurde, wird die E-Rechnung für B2B-Transaktionen unter inländischen Unternehmen stufenweise verpflichtend eingeführt:

• Ab 01.01.2025 müssen alle empfangenen Rechnungen zwischen Unternehmen im XML-Format (XRechnung, ZUGFeRD) elektronisch verarbeitet werden können.
• Ab 2026 ist der Versand von Papierrechnungen oder PDF-Dateien im B2B-Bereich nur noch mit Zustimmung des Empfängers zulässig.
• Ab 2027 wird der Versand elektronischer Rechnungen verpflichtend – das bedeutet: Nur strukturierte, maschinenlesbare Formate gelten dann als gültige Rechnungen im Sinne des Umsatzsteuergesetzes.

Diese gesetzliche Änderung betrifft alle Unternehmen, unabhängig von ihrer Größe oder Branche.

Die Vorteile der E-Rechnung auf einen Blick:

✅ Automatisierung: E-Rechnungen lassen sich ohne Medienbruch direkt in Buchhaltungssoftware einlesen und weiterverarbeiten

✅ Zeitersparnis: Kein Scannen, kein manuelles Abtippen, keine Papierablage

✅ Kostenreduktion: Weniger Material- und Portokosten, schnellere Bearbeitung

✅ Fehlervermeidung: Validierung und standardisierte Datenformate sorgen für hohe Datenqualität

✅ Schnellere Zahlungseingänge: Schnellere Prozesse führen zu kürzeren Zahlungsfristen

✅ GoBD-Konformität: Die strukturierte Verarbeitung unterstützt eine revisionssichere und prüfungstaugliche Buchhaltung

Steuerliche Vorteile der E-Rechnung

Ein oft unterschätzter Aspekt ist die steuerliche Relevanz korrekter Rechnungsstellung. Nur wenn eine Rechnung alle formellen Anforderungen erfüllt, kann der Vorsteuerabzug beim Finanzamt geltend gemacht werden.

Die E-Rechnung bietet hier klare Vorteile:

✅ Formale Fehler werden vermieden: Pflichtangaben wie Steuernummer, korrekte Leistungsbeschreibung oder Rechnungsnummer werden automatisiert geprüft.

✅ Systemgestützte Validierung: Rechnungen im XML-Format durchlaufen definierte Prüfregeln – so werden unvollständige oder fehlerhafte Eingaben frühzeitig erkannt.

✅ Mehr Rechtssicherheit beim Vorsteuerabzug: Finanzämter prüfen zunehmend streng. Mit E-Rechnungen minimieren Sie das Risiko der Ablehnung wegen formeller Mängel.

✅ Dokumentation für Betriebsprüfungen: Digitale Rechnungen lassen sich revisionssicher archivieren und jederzeit vollständig nachvollziehen.

Gerade in mittelständischen Unternehmen führen falsch ausgestellte Rechnungen regelmäßig zu Problemen – sei es durch vergessene Pflichtangaben oder unklare Leistungsbeschreibungen. Die E-Rechnung schafft hier automatisierte Sicherheit und schützt vor steuerlichen Nachteilen.

Wie gelingt die Umstellung?

Wir empfehlen eine schrittweise und praxisorientierte Einführung:

1. Bestandsaufnahme: Welche Systeme und Prozesse sind betroffen? Welche Formate werden bisher genutzt?
2. Systemkompatibilität prüfen: Ist Ihre Buchhaltungssoftware bereits E-Rechnungs-fähig (z. B. XRechnung, ZUGFeRD)?
3. Schnittstellen einrichten: Integration mit ERP-Systemen, DMS oder EDI-Lösungen zur automatisierten Verarbeitung
4. Mitarbeitende schulen: Klare Anleitungen für die Erstellung, den Versand und die Prüfung von E-Rechnungen
5. Verfahrensdokumentation anpassen: Ergänzung der E-Rechnungsprozesse in der GoBD-konformen Dokumentation