Dokumentationen als Instrument für effiziente Prozessgestaltung

27. Mai 2025

Verfahrensdokumentation: Relevanz in Zeiten der Digitalisierung und gesetzliche Anforderungen

Einleitung

Mit der zunehmenden Digitalisierung betrieblicher Prozesse gewinnt die Verfahrensdokumentation stark an Bedeutung – sowohl aus gesetzlicher Sicht als auch im Hinblick auf interne Effizienzsteigerung. Unternehmen jeder Größe sind dazu angehalten, ihre organisatorischen Abläufe und den Einsatz von IT-Systemen nachvollziehbar zu dokumentieren. Im Fokus steht dabei die Nachvollziehbarkeit, Nachprüfbarkeit und Ordnungsmäßigkeit der Buchführung im digitalen Zeitalter.

Gesetzliche Grundlage: GoBD & AO

Die rechtliche Verpflichtung zur Verfahrensdokumentation ergibt sich insbesondere aus den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD). Hier heißt es unter Rz. 150 ff., dass für jede Form der digitalen Buchführung eine Verfahrensdokumentation erforderlich ist.

Darüber hinaus verweist die Abgabenordnung (AO) in den Paragraphen § 145 AO ff. auf die Pflicht zur ordnungsgemäßen Buchführung und zur Darstellung der eingesetzten Verfahren. Insbesondere § 147 AO regelt die Aufbewahrungspflichten, die sich auch auf digitale Belege und deren Bearbeitungswege erstrecken.

Verfahrensdokumentation als Prüfkriterium

Immer häufiger fordern die Finanzbehörden im Rahmen von Betriebsprüfungen eine Verfahrensdokumentation an. Ziel ist es, einen Überblick über die eingesetzten Systeme sowie über die internen und organisatorischen Prozesse zu erhalten. Dabei wird insbesondere geprüft, ob die Buchhaltung ordnungsgemäß, nachvollziehbar und unveränderbar geführt wird.

Fehlt eine solche Dokumentation oder ist sie unvollständig, kann dies im Rahmen einer Prüfung zu formellen Mängelnführen – mit möglichen Hinzuschätzungen als Konsequenz.

Relevanz durch Digitalisierung

Die fortschreitende Digitalisierung führt dazu, dass immer mehr Prozesse – von der Rechnungserstellung bis zur Archivierung – automatisiert und IT-gestützt ablaufen. Daraus ergibt sich die Notwendigkeit, diese digitalen Abläufe klar zu dokumentieren, um den Anforderungen der GoBD gerecht zu werden.

Dabei sind insbesondere folgende Komponenten zu beschreiben:

• Eingesetzte Hard- und Software
• Zugriffsrechte und Verantwortlichkeiten
• Verfahrensänderungen und deren Dokumentation
• Der gesamte Weg eines digitalen Belegs: vom Eingang über die Verarbeitung bis zur Archivierung

Praktische Vorteile: Onboarding & Optimierung

Neben den gesetzlichen Anforderungen bietet eine Verfahrensdokumentation auch praktischen Nutzen:

• Onboarding neuer Mitarbeitender: Neue Teammitglieder können sich anhand der Dokumentation schnell in bestehende Prozesse einarbeiten.
• Zusammenarbeit mit dem Steuerberater: Die Übergabe strukturierter Informationen erleichtert die Zusammenarbeit erheblich.
• Prozessoptimierung: Im Rahmen der Dokumentation werden oft ineffiziente oder überflüssige Arbeitsschritte sichtbar. Dies eröffnet Möglichkeiten zur Verbesserung und Digitalisierung von Abläufen.

Fazit

Die Verfahrensdokumentation ist kein bürokratisches Hindernis, sondern ein zentrales Instrument für rechtssichere und effiziente Unternehmensführung im digitalen Zeitalter. Sie schafft Transparenz, schützt vor Beanstandungen durch das Finanzamt und fördert gleichzeitig die Optimierung betrieblicher Abläufe. Unternehmen sollten daher nicht nur aus gesetzlichen Gründen, sondern auch aus eigenem Interesse Wert auf eine vollständige und aktuelle Dokumentation legen.