Das Interne Kontrollsystem (IKS) als Bestandteil der Verfahrensdokumentation

10. Juni 2025

Relevanz, Vorteile und Optimierungspotenzial

Einführung

In einer zunehmend digitalisierten und regulierten Unternehmenswelt gewinnt das Interne Kontrollsystem (IKS) stetig an Bedeutung. Es handelt sich dabei um ein strukturiertes System aus organisatorischen Maßnahmen und Prozessen, das darauf abzielt, betriebliche Abläufe abzusichern, Risiken zu minimieren sowie Regelkonformität (Compliance) sicherzustellen.

Ein wesentliches Element, das eng mit dem IKS verknüpft ist, stellt die Verfahrensdokumentation dar. Diese beschreibt nachvollziehbar, wie ein Unternehmen seine steuerlich relevanten Prozesse (z. B. im Bereich der Finanzbuchhaltung) organisiert, überwacht und dokumentiert. Das IKS ist integraler Bestandteil dieser Dokumentation und übernimmt darin eine Schlüsselrolle.

Relevanz des IKS in der Verfahrensdokumentation

Die Verfahrensdokumentation – insbesondere im Sinne der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form) – verlangt eine vollständige, nachvollziehbare und systematische Beschreibung aller buchungsrelevanten Prozesse.

Hierbei dient das IKS als Kontroll- und Absicherungsmechanismus, der dafür sorgt, dass:

• Prozesse ordnungsgemäß ablaufen,
• Fehlerquellen minimiert werden,
• Manipulationen verhindert oder frühzeitig erkannt werden,
• und interne wie externe Anforderungen erfüllt sind.

Durch das IKS wird gewährleistet, dass alle Vorgänge – von der Entstehung eines Beleges bis zu seiner Archivierung – lückenlos überwacht und dokumentiert sind.

Vorteile eines dokumentierten IKS

Ein vollständig dokumentiertes IKS bringt nicht nur aus Sicht der Ordnungsmäßigkeit Vorteile mit sich, sondern auch in Bezug auf Effizienz und Transparenz:

1. Prozesssicherheit und Nachvollziehbarkeit

Jeder Schritt ist dokumentiert und kontrolliert. Dies schafft Sicherheit bei internen Abläufen und gegenüber der Finanzverwaltung.

2. Risikominimierung

Durch regelmäßige Kontrollen und klar definierte Zuständigkeiten werden Fehlerquellen frühzeitig erkannt und eliminiert.

3. Potenzial zur Prozessoptimierung

Die detaillierte Analyse und Beschreibung der Prozesse in der Verfahrensdokumentation ermöglicht es, Optimierungspotenziale zu identifizieren. Ineffizienzen, Medienbrüche oder überflüssige Schritte können gezielt beseitigt werden.

Voraussetzungen für eine erfolgreiche Prozessoptimierung

Die Erkenntnisse aus dem IKS und der Verfahrensdokumentation bilden eine solide Grundlage, doch eine erfolgreiche Prozessoptimierung erfordert mehr:

• Durchdachte Strategie: Zielsetzung und Handlungsrahmen müssen klar definiert sein.
• Ordentliche Planung: Ressourcen, Verantwortlichkeiten und Zeitrahmen sind zu planen.
• Strukturierte Zielsetzung: SMARTe Ziele (spezifisch, messbar, erreichbar, relevant, terminiert) unterstützen die Umsetzung.

Ohne diese Voraussetzungen bleibt eine Optimierung meist oberflächlich und wenig nachhaltig.

Ein wirksames IKS sollte insbesondere die folgenden Punkte kontrollieren und dokumentieren:

1. Eingang von Belegen
2. Freigabeprozess
3. Erfassung von Buchungsbelegen
4. Weiterleitung von Belegen
5. Archivierung

Diese Schritte müssen sowohl praktisch umgesetzt als auch nachvollziehbar dokumentiert sein – dies ist ein zentrales Ziel des IKS innerhalb der Verfahrensdokumentation.

Ein Internes Kontrollsystem (IKS) in Bezug auf Buchhaltungsprozesse lässt sich am besten in strukturierter Form abbilden – zum Beispiel durch prozessbezogene Dokumentation, Checklisten, Verantwortlichkeitsmatrizen (RACI), Flussdiagramme und IT-gestützte Workflows. Ziel ist es, die Abläufe nicht nur zu beschreiben, sondern sie sicher, nachvollziehbar und prüfbar zu gestalten. Im Folgenden zeige ich dir, wie ein IKS für buchhalterische Prozesse konkret abgebildet werden kann:

🔍 1. Identifikation der relevanten Prozesse

Zuerst müssen alle buchhaltungsrelevanten Prozesse erfasst werden. Typische Prozesse sind:

• Eingangsrechnungsverarbeitung
• Ausgangsrechnungsstellung
• Zahlungsverkehr
• Buchung laufender Geschäftsvorfälle
• Monats- und Jahresabschlüsse
• Kassenführung
• Reisekostenabrechnungen
• Umsatzsteuer-Voranmeldung

🛠️ 2. Kontrollmaßnahmen je Prozess

Für jeden dieser Prozesse werden Kontrollmechanismen definiert, z. B.:

Beispiel: Eingangsrechnungsverarbeitung

| Prozessschritt | IKS-Maßnahme | Ziel | Verantwortlich | | ---------------- | --------------------------------------------------- | ------------------------------------------- | ------------------- | | Rechnungseingang | Digitale oder physische Erfassung mit Eingangsdatum | Vollständigkeit und Nachvollziehbarkeit | Sachbearbeiter:in | | Rechnungsprüfung | 3-Stufen-Prüfung (formell, sachlich, rechnerisch) | Richtigkeit & Compliance | Fachabteilung | | Freigabe | Vier-Augen-Prinzip mit definierten Freigabegrenzen | Schutz vor unbefugten Zahlungen | Teamleiter:in | | Buchung | Nur nach erfolgter Freigabe | Ordnungsmäßigkeit der Buchhaltung | Buchhaltung | | Archivierung | GoBD-konforme Ablage im DMS | Revisionssicherheit & Zugriffsmöglichkeiten | IT/Archivverwaltung |

🧭 3. Dokumentation der Kontrollen in der Verfahrensdokumentation

Hierbei sollte die Verfahrensdokumentation folgende Inhalte je Prozess enthalten:

• Beschreibung des Prozessablaufs (idealerweise mit Flussdiagramm)
• Beteiligte Rollen und Verantwortlichkeiten
• Eingesetzte Systeme (z. B. ERP, DMS)
• Kontrollpunkte: Wer prüft was, wann und wie?
• Kontrollziele: z. B. Fehlervermeidung, Sicherstellung von Vollständigkeit
• Nachweisführung: Protokolle, Freigabevermerke, Logs

🖥️ 4. Technische Unterstützung (Tools und Systeme)

Ein wirksames IKS lässt sich effizient umsetzen durch:

• Buchhaltungssoftware mit Freigabeworkflows (z. B. DATEV, SAP, Lexoffice)
• Dokumentenmanagementsysteme (DMS) zur revisionssicheren Archivierung
• Workflow-Tools wie z. B. Microsoft Power Automate, Jira, Monday.com
• Prozessvisualisierungstools wie Lucidchart, Visio oder BPMN-Tools
• Checklisten oder automatische Prüfregeln in ERP-Systemen

📋 5. Kontinuierliche Überwachung und Anpassung

Ein IKS ist kein einmaliges Projekt, sondern ein lebendiges System. Deshalb sind nötig:

• Regelmäßige interne Audits
• Stichprobenkontrollen durch die Buchhaltung oder das Controlling
• Anpassung bei Prozessänderungen oder Systemwechseln
• Schulung der Mitarbeiter:innen

✅ Zusammenfassung – So bildest du ein IKS für Buchhaltungsprozesse ab:

1. Prozesse identifizieren (z. B. Rechnungsverarbeitung, Zahlungen)
2. Risiken je Prozess analysieren
3. Kontrollmaßnahmen definieren (z. B. Freigabeprozesse, Prüfschritte)
4. Dokumentation in der Verfahrensdokumentation (Ablauf, Rollen, Tools)
5. Technische Tools zur Umsetzung nutzen
6. Laufend überwachen, prüfen und anpassen