Checkliste für die Personalabteilung

9. April 2025

✅ Checkliste 1: Neue Mitarbeitende erfassen (für Lohnabrechnung)

Diese Punkte solltest du vor der ersten Lohnabrechnung abklären und erfassen:

📄 Stammdaten des Mitarbeiters / der Mitarbeiterin:

Vollständiger Name
Anschrift
Geburtsdatum
Staatsangehörigkeit
Steuer-ID
Lohnsteuerklasse (ggf. ELStAM-Abruf)
Konfession (für Kirchensteuer)
Sozialversicherungsnummer
Krankenkasse (Name & Betriebsnummer)
Rentenversicherungspflicht (z. B. bei Minijobs: Befreiung ja/nein)
Bankverbindung (IBAN)

💼 Arbeitsverhältnis:

Arbeitsvertrag unterschrieben
Beginn und ggf. Ende des Arbeitsverhältnisses
Beschäftigungsart (Vollzeit / Teilzeit / Minijob / Werkstudent / Azubi / Praktikant)
Wochenstunden
Stundenlohn oder Monatsgehalt
Urlaubstage
Probezeitregelung
Tarifbindung (ja/nein, welcher?)

📁 Unterlagen:

Anmeldung bei Krankenkasse (SV-Anmeldung / Sofortmeldung bei bestimmten Branchen)
Meldung zur Berufsgenossenschaft (UV)
Ggf. Arbeitsgenehmigung / Aufenthaltstitel (bei ausländischen Mitarbeitenden)
Datenschutzerklärung & Einwilligungserklärung (DSGVO)
Betriebliche Altersvorsorge / vermögenswirksame Leistungen (falls vorhanden)
Steuerliche Freibeträge (z. B. Kinderfreibetrag)

✅ Checkliste 2: Monatliche Lohnabrechnung – Was ist zu tun?

🕒 Vor der Abrechnung:

Arbeitszeiten erfassen / überprüfen (z. B. Zeiterfassung, Schichtpläne)
Urlaub, Krankheit, Feiertage erfassen
Neuein- und Austritte im Monat erfassen
Änderungen bei Stammdaten (z. B. Krankenkasse, Steuerklasse)
Sachbezüge oder Extras (z. B. Dienstwagen, Gutscheine) einpflegen

💸 Abrechnung durchführen:

Lohnabrechnung erstellen (ggf. mit Software: DATEV, Lexware etc.)
Brutto/Netto prüfen
Lohnsteuer & SV-Beiträge berechnen
Beitragsnachweise an Krankenkassen übermitteln
Lohnsteueranmeldung ans Finanzamt senden

📤 Nach der Abrechnung:

Abrechnungen an Mitarbeitende senden (digital oder Papier)
Zahlung der Löhne/Gehälter veranlassen
SV-Beiträge und Lohnsteuer fristgerecht überweisen
Abrechnung archivieren (GoBD-konform)