Checkliste für die Personalabteilung

✅ Checkliste 1: Neue Mitarbeitende erfassen (für Lohnabrechnung)

Diese Punkte solltest du vor der ersten Lohnabrechnung abklären und erfassen:

📄 Stammdaten des Mitarbeiters / der Mitarbeiterin:

[ ] Vollständiger Name
[ ] Anschrift
[ ] Geburtsdatum
[ ] Staatsangehörigkeit
[ ] Steuer-ID
[ ] Lohnsteuerklasse (ggf. ELStAM-Abruf)
[ ] Konfession (für Kirchensteuer)
[ ] Sozialversicherungsnummer
[ ] Krankenkasse (Name & Betriebsnummer)
[ ] Rentenversicherungspflicht (z. B. bei Minijobs: Befreiung ja/nein)
[ ] Bankverbindung (IBAN)

💼 Arbeitsverhältnis:

[ ] Arbeitsvertrag unterschrieben
[ ] Beginn und ggf. Ende des Arbeitsverhältnisses
[ ] Beschäftigungsart (Vollzeit / Teilzeit / Minijob / Werkstudent / Azubi / Praktikant)
[ ] Wochenstunden
[ ] Stundenlohn oder Monatsgehalt
[ ] Urlaubstage
[ ] Probezeitregelung
[ ] Tarifbindung (ja/nein, welcher?)

📁 Unterlagen:

[ ] Anmeldung bei Krankenkasse (SV-Anmeldung / Sofortmeldung bei bestimmten Branchen)
[ ] Meldung zur Berufsgenossenschaft (UV)
[ ] Ggf. Arbeitsgenehmigung / Aufenthaltstitel (bei ausländischen Mitarbeitenden)
[ ] Datenschutzerklärung & Einwilligungserklärung (DSGVO)
[ ] Betriebliche Altersvorsorge / vermögenswirksame Leistungen (falls vorhanden)
[ ] Steuerliche Freibeträge (z. B. Kinderfreibetrag)

✅ Checkliste 2: Monatliche Lohnabrechnung – Was ist zu tun?

🕒 Vor der Abrechnung:

[ ] Arbeitszeiten erfassen / überprüfen (z. B. Zeiterfassung, Schichtpläne)
[ ] Urlaub, Krankheit, Feiertage erfassen
[ ] Neuein- und Austritte im Monat erfassen
[ ] Änderungen bei Stammdaten (z. B. Krankenkasse, Steuerklasse)
[ ] Sachbezüge oder Extras (z. B. Dienstwagen, Gutscheine) einpflegen

💸 Abrechnung durchführen:

[ ] Lohnabrechnung erstellen (ggf. mit Software: DATEV, Lexware etc.)
[ ] Brutto/Netto prüfen
[ ] Lohnsteuer & SV-Beiträge berechnen
[ ] Beitragsnachweise an Krankenkassen übermitteln
[ ] Lohnsteueranmeldung ans Finanzamt senden

📤 Nach der Abrechnung:

[ ] Abrechnungen an Mitarbeitende senden (digital oder Papier)
[ ] Zahlung der Löhne/Gehälter veranlassen
[ ] SV-Beiträge und Lohnsteuer fristgerecht überweisen
[ ] Abrechnung archivieren (GoBD-konform)